Optimiser son temps de commercial grâce à son agenda en Business Development

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Pour un commercial, notamment dans le digital, la ressource la plus importante n'est pas l'argent, mais bel et bien le temps : le premier se récupère, l'autre non. 
Que l’on soit Business Developer, Sales ou toute fonction ayant des missions commerciales, il est fondamental de savoir gérer son temps avec science et efficience. Une bonne gestion de ce dernier est l'un des meilleurs atouts d'un bizdev officiant dans le web pour optimiser ses résultats.

L’objectif ici est de comprendre comment s'organiser comme un AS du business development. En fonction des différentes plages horaires de nos interlocuteurs et de l’organisation de notre journée, il est possible d'adapter son agenda pour qu’il soit d’une part, le moins chronophage possible et d’autre part le plus productif pour l’optimiser au maximum et faire du chiffre.

Trouver ses meilleures périodes de prospection

Pour s'y retrouver, le commercial digital doit hiérarchiser son temps. Parce que les heures ne sont pas égales entre elles, et renferment différentes opportunités, il lui est impératif de les identifier pour en tirer le meilleur parti.
Ainsi, on différencie trois grands types de créneaux horaires :

  • Les heures chaudes : les créneaux les plus propices aux activations en raison de la bonne joignabilité des prospects. Ces créneaux sont prioritaires à toutes les activités de prospection pures et dures : sessions de phoning, envoi de séquences, démarchage sur LinkedIn, rendez-vous clientèle... Ces plages horaires vont varier en fonction du secteur d’activité de votre cible de clientèle et de du persona que vous recherchez.
    C'est au commercial de fier à ses chiffres et de faire des recherches sur le web pour bien comprendre ses prospects.
  • Les heures froides : les créneaux où les prospects sont, en général, peu voire pas disponibles. Ce sont des créneaux de choix pour le commercial pour préparer la prochaine heure chaude, en constituant de nouvelles listes de prospection web via du picking ou du scraping, par exemple, en analysant ses performances passées pour itérer ou en s'informant sur les actualités de son marché.
  • Les heures tièdes : ce sont des périodes censées être propices aux activations, mais dont l'expérience démontre que ces dernières ne sont pas optimales. Le commercial digital profite de ces créneaux pour placer ses rendez-vous et recalls, ou encore répondre à ses emails ou faire ses propositions commerciales.

Un BizDev expérimenté saura identifier rapidement les tendances comportementales de ses ICP pour planifier ses semaines au mieux. Il travaillera donc de façon efficiente en se calquant sur les disponibilités de ces derniers pour maximiser les chances d'une prise de contact productive.

Exemple

Ce planning est un exemple purement indicatif, et ne correspondra pas nécessairement à la réalité des missions à venir. Son but est d'illustrer ce à quoi les plannings d'un Business Developer peuvent ressembler.

Comment lire le planning :

  • En BLEU, les heures froides
  • En ORANGE, les heures tièdes
  • En ROUGE, les heures chaudes.
planning

3 points à maîtriser pour optimiser son agenda

La différence entre un commercial digital ordinaire et un BizDev performant se remarque sur la qualité de son travail en fonction de ses différentes plages horaires. L’agenda joue un rôle déterminant dans ses performances puisque le BizDev peut d’une part atteindre ses prospects plus facilement pendant les heures chaudes et être plus efficace sur du travail personnel (scrapping, envoi de propositions commerciales…) durant ses heures tièdes et froides.

Un BizDev est un athlète de la vente. Chaque programme (d’entraînement ou de travail) doit être réfléchi en fonction des objectifs et de la charge de travail à accomplir pour atteindre ces objectifs.

Connaître son marché

Mais aucun marché ni ICP ne se ressemble. Il est important, en premier lieu, de tester différents modèles de planning, de tester dans le dur différents créneaux horaires, pour identifier les meilleurs leviers.
Un CEO, par exemple, ne sera pas disponible aux mêmes horaires qu'un Responsable Marketing. Alors que le premier, de toute évidence, sera potentiellement atteignable en soirée et le weekend, le second, quant à lui, sera joignable aux heures de travail 'classiques'.
Un travail de réflexion et d'expérimentation est donc nécessaire pour arriver, petit à petit, sur un planning réitérable de semaine en semaine, et qui te permettra de tirer le meilleur parti de tes efforts.

Créer et entretenir une relation de confiance

Savez-vous quel élément est fondamental au bon déroulement d'une mission ? La confiance entre le commercial et son client/sa hiérarchie.
Sans confiance, le BizDev n'aura pas l'autonomie nécessaire pour travailler de façon optimale. Ses performances amoindries par ce manque d'autonomie inquiètent son client ou sa hiérarchie, qui réduit petit à petit, par méfiance, son champ d'action. S'en suit la création d'un cercle vicieux qui dessert chacune des parties prenantes, et résulte rarement en une période épanouissante.

Le planning et le reporting sont les meilleurs outils du commercial pour instaurer cette relation de confiance salvatrice. En réalisant un planning hebdomadaire adapté au comportement de son marché, le business developer démontre non seulement une connaissance de ce dernier, mais également des qualités organisationnelles certaines.

De plus, ce dernier peut, sur la base d'un planning bien conçu, s'engager sur différents KPI (volumes d'appels, d'emails, de prises de contacts sur LinkedIn, etc.), et les revoir à la hausse à mesure que son travail gagne en efficience.

Faire de l'itération devenir proactif

Le business developer, sur la base d'un travail planifié et quadrillé, est à-même de faire preuve de proactivité en délivrant un reporting précis sur ses actions de la semaine ou du mois.
En cas de mauvaise semaine, il est ainsi en mesure d'aller au-devant des inquiétudes de son client en proposant un plan d'action pour corriger le tir, au moyen :

  • De nouvelles hypothèses en termes de marché, d'ICP et de canaux (si applicables)
  • D'un modèle expérimental adapté
  • De KPI, et des volumes qui s'y rapportent, révisés en fonction des nouveaux besoins
  • D'un nouveau planning adapté à cette nouvelle stratégie.

Dans tous les cas, cette proactivité et cette capacité à itérer contribuent très fortement à renforcer cette relation de confiance si importante au bon déroulement de la mission.

Les ressources à privilégier

Pour un devenir un commercial digital performant, quels sont les outils web à utiliser pour créer et maintenir son agenda à jour ?
Le business developer s'appuie de deux outils pour son organisation :

  • Son CRM : HubSpot ou PipeDrive il peut planifier les tâches quotidiennes liées à sa prospection (rappels, envois d'emails, relances, etc.). Il dispose ainsi, chaque matin, d'un regard d'ensemble sur sa to-do list.
  • Son calendrier Google Agenda : il peut planifier ses rendez-vous, délimiter des tranches horaires en fonction des heures chaudes, tièdes et froides. Il est également possible de gérer les tâches qui ne se rapportent pas à un créneau horaire précis en les planifiant comme événements à la journée.

En utilisant un nombre restreint d'outils pour son organisation, le BizDev s'assure de centraliser ses tâches au maximum pour en optimiser la visibilité.

Pour résumer

Voici les points-clés à retenir pour être un commercial digital à l'efficacité optimale :

  1. Il existe 3 grands types de créneaux horaires : les heures chaudes, tièdes et froides, qu'il convient d'utiliser à bon escient. Ces horaires varient en fonction du marché et de l'ICP.
  2. Un planning de qualité se base sur une bonne connaissance de son marché et de ses ICP. Il évolue constamment en fonction du comportement de ses clients.
  3. En étant capable de gérer son planning, le Business Developer maximise ses chances d'instaurer une relation de confiance avec son client.
  4. En maîtrisant son temps, le BizDev peut faire preuve de proactivité, que les résultats soient satisfaisants ou non pour aller au-devant des satisfactions ou des craintes éventuelles .
  5. HubSpot et Google Agenda sont 2 bons outils web à privilégier pour réaliser un planning quotidien et hebdomadaire de qualité.

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