Optimisation des rendez-vous : optimisez le planning de prospection de vos commerciaux grâce à l'agenda digital

/ Par Maxime Pari
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Le guide du commercial digital pour apprendre comment organiser la prospection commerciale de son entreprise : découvrez la définition de ce métier d'avenir, son offre d'emploi ainsi que des idées d'optimisation de vos rendez-vous commerciaux. Découvrez par exemple comment un agenda commercial bien organisé permet d'optimiser le planning commercial de votre entreprise. Pour un business developer, notamment dans le digital, la ressource la plus importante n'est pas l'argent, mais bel et bien le temps : le premier se récupère, l'autre non, d'où l'intérêt de tenir avec rigueur le planning de ses commerciaux et de maîtriser l'optimisation des rendez-vous.

Que l’on soit Business Developer, Sales ou toute fonction ayant des missions commerciales, il est fondamental de savoir gérer son planning de prospection avec science et efficience car le business development est une science exacte.

Une bonne gestion de son agenda commercial reste l'un des meilleurs atouts d'un business developer digital pour optimiser ses résultats. Pour en savoir plus les facettes du métier de business developer, consultez notre article sur l'ADN du Bizdev 2.0.

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Optimisation des rendez-vous = optimisation du chiffre d'affaires

L’objectif ici est de comprendre comment organiser son planning commercial comme un AS du Business Development. En fonction des différentes plages horaires de nos interlocuteurs et de l’organisation de notre journée, il est possible d'adapter son agenda commercial pour qu’il soit d’une part, le moins chronophage possible et d’autre part le plus productif pour l’optimiser au maximum et faire du chiffre.

Un agenda pour commerciaux bien tenu permet de déceler les meilleures périodes de prospection

Pour s'y retrouver, le commercial digital doit hiérarchiser son temps. Parce que les heures ne sont pas égales entre elles, et renferment différentes opportunités, il lui est impératif de les identifier pour en tirer le meilleur parti.
Ainsi, pour une optimisation des rendez-vous, on différencie 3 grandes définitions de créneaux horaires remplissant un agenda pour commerciaux :

  • Les heures chaudes : les créneaux d'un planning commercial qui par définition sont les plus propices aux activations en raison de la bonne joignabilité des prospects. Ces créneaux sont prioritaires à toutes les activités de prospection pures et dures : sessions de phoning, envoi de séquences, démarchage sur LinkedIn, rendez-vous clientèle... Ces plages horaires vont varier en fonction du secteur d’activité de votre cible de clientèle et du persona que vous recherchez.
    C'est au commercial de se fier à ses chiffres et de faire des recherches sur le web pour bien comprendre ses prospects.
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  • Les heures froides : les créneaux à priori vides de l'agenda commercial. Ceux où les prospects sont, en général, peu voire pas disponibles. Ce sont des créneaux de choix pour le commercial pour préparer la prochaine heure chaude, en constituant de nouvelles listes de prospection web via du picking ou du scrapping, par exemple, en analysant ses performances passées pour itérer ou en s'informant sur les actualités de son marché.
  • Les heures tièdes : ce sont des périodes censées être propices aux activations, mais dont l'expérience démontre que ces dernières ne sont pas optimales. Le business developer digital profite de ces créneaux pour placer ses rendez-vous et recalls, ou encore répondre à ses emails ou faire ses propositions commerciales.

Un business developer digital expérimenté saura identifier rapidement les tendances comportementales de ses ICP pour planifier son agenda commercial et maîtriser l'optimisation des rendez-vous. Il travaillera donc de façon efficiente en se calquant sur les disponibilités de ces derniers pour maximiser les chances d'une prise de contact productive.

Exemple de planning pour commerciaux B2B / semaine type d'un commercial

Ce planning d'agenda pour commercial B2B est un exemple purement indicatif, et ne correspondra pas nécessairement à la réalité des missions à venir. Son but est d'illustrer ce à quoi les planning de prospection d'un Business Developer Digital peuvent ressembler.

Comment lire cet exemple de planning commercial ?

  • En BLEU, les heures froides
  • En ORANGE, les heures tièdes
  • En ROUGE, les heures chaudes.
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3 points à maîtriser pour optimiser son agenda commercial

La différence entre un Business Developer digital ordinaire et un BizDev performant se remarque sur la qualité de son travail en fonction de ses différentes plages horaires. L’agenda commercial joue un rôle déterminant dans ses performances puisque le BizDev peut atteindre ses prospects plus facilement pendant les heures chaudes de son planning commercial et être plus efficace sur du travail personnel (scrapping, envoi de propositions commerciales…) durant ses heures tièdes et froides.

Un commercial digital est un athlète de la vente. Chaque programme (d’entraînement ou de travail) doit être réfléchi en fonction des objectifs et de la charge de travail à accomplir pour atteindre ses objectifs.

Connaître son marché

Mais aucun marché ni ICP ne se ressemble. Il est important, en premier lieu, de tester différents modèles de planning pour commerciaux, de tester dans le dur différents créneaux horaires pour identifier les meilleurs leviers.
Un CEO, par exemple, ne sera pas disponible aux mêmes horaires qu'un Responsable Marketing. Alors que le premier, de toute évidence, sera potentiellement atteignable en soirée et le weekend, le second, quant à lui, sera joignable aux heures de travail 'classiques'.
Un travail de réflexion et d'expérimentation est donc nécessaire pour arriver, petit à petit, sur un planning de prospection réitérable de semaine en semaine, et qui te permettra de tirer le meilleur parti de tes efforts.

Créer et entretenir une relation de confiance

Savez-vous quel élément est fondamental au bon déroulement d'une mission ? La confiance entre le commercial et son client/sa hiérarchie.
Sans confiance, le BizDev n'aura pas l'autonomie nécessaire pour travailler de façon optimale. Ses performances amoindries par ce manque d'autonomie inquiètent son client ou sa hiérarchie, qui réduit petit à petit, par méfiance, son champ d'action. S'en suit la création d'un cercle vicieux qui dessert chacune des parties prenantes, et résulte rarement en une période épanouissante.

Son planning commercial ainsi que le reporting sont les meilleurs outils d'un business developer digital pour instaurer cette relation de confiance salvatrice. En réalisant un planning hebdomadaire adapté au comportement de son marché, le business developer démontre non seulement une connaissance de ce dernier, mais également des qualités organisationnelles certaines.

De plus, ce dernier peut, sur la base d'un planning bien conçu, s'engager sur différents KPI (volumes d'appels, d'emails, de prises de contacts sur LinkedIn, etc.), et les revoir à la hausse à mesure que son travail gagne en efficience.

Faire de l'itération : devenir proactif

Le business developer digital, sur la base d'un travail planifié et quadrillé, est à-même de faire preuve de proactivité en délivrant un reporting précis sur ses actions de la semaine ou du mois.
En cas de mauvaise semaine, il est ainsi en mesure d'aller au-devant des inquiétudes de son client en proposant un plan d'action pour corriger le tir, au moyen :

  • De nouvelles hypothèses en termes de marché, d'ICP et de canaux (si applicables)
  • D'un modèle expérimental adapté
  • De KPI, et des volumes qui s'y rapportent, révisés en fonction des nouveaux besoins
  • D'un nouveau planning commercial adapté à cette nouvelle stratégie.

Dans tous les cas, cette proactivité et cette capacité à itérer contribuent très fortement à renforcer cette relation de confiance si importante au bon déroulement de la mission.

Les ressources à privilégier

Pour devenir un bizdev digital performant, quels sont les outils web à utiliser pour créer et maintenir son planning et agenda commercial à jour ?
Le business developer s'appuie de deux outils pour son organisation :

  • Son CRM : HubSpot ou PipeDrive peut planifier les tâches quotidiennes liées à sa prospection (rappels, envois d'emails, relances, etc.). Il dispose ainsi, chaque matin, d'un regard d'ensemble sur sa to-do list.
  • Son calendrier Google Agenda : il peut planifier ses rendez-vous, délimiter des tranches horaires en fonction des heures chaudes, tièdes et froides. Il est également possible de gérer les tâches qui ne se rapportent pas à un créneau horaire précis en les planifiant comme événements à la journée.

En utilisant un nombre restreint d'outils pour son organisation, le BizDev s'assure de centraliser ses tâches au maximum pour en optimiser la visibilité.

Pour résumer

Voici les points-clés à retenir pour être un business developer digital à l'efficacité optimale :

  1. Il existe 3 grands types de créneaux horaires : les heures chaudes, tièdes et froides, qu'il convient d'utiliser à bon escient. Ces horaires varient en fonction du marché et de l'ICP.
  2. Un planning commercial de qualité se base sur une bonne connaissance de son marché et de ses ICP. Il évolue constamment en fonction du comportement de ses clients.
  3. En étant capable de gérer son planning, le Business Developer maximise ses chances d'instaurer une relation de confiance avec son client.
  4. En maîtrisant son agenda commercial, le Business Developer digital peut faire preuve de proactivité, que les résultats soient satisfaisants ou non pour aller au-devant des satisfactions ou des craintes éventuelles.
  5. HubSpot et Google Agenda sont 2 bons outils web à privilégier pour réaliser un planning quotidien et hebdomadaire de qualité.

Vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires pour une bonne maîtrise d'un agenda pour commerciaux et une optimisation des rendez-vous ? Contactez-nous, nous sommes à votre disposition pour partager l'expertise de MyBizDev.

Décrocher un job de commercial digital dans une start-up

Mybizdev recrute et forme des candidats pour un poste de commercial digital au sein de startup en hyper-croissance sur Paris et Lille. Nous proposons en permanence des dizaines d'offres d'emploi en coordination avec nos start-up partenaires. Pour avoir une idée du type de mission et du salaire proposés, voici un exemple de poste actuellement à pourvoir :

Une start-up allemande venant de s'implanter en France est à la recherche d'un commercial digital pour développer son activité dans l'Hexagone. L'entreprise aide les marques à optimiser leur expérience client en créant des points de contact supplémentaires avec leurs clients. La start-up développe une analyse en temps réel de chacune des commandes passées par le client. Elle permet d'identifier les événements pertinents du colis et de faciliter la relation clientèle à l'aide d'une communication personnalisée et captivante

  • Année de création : 2014 en Allemagne, filliale à Londres, filliale francaise en construction
  • Chiffre d'affaire ou levée de fonds : Serie A
  • Localisation : Plug and play, 75010
  • Niveau d'avancement : Scalle-up mais Filiale francaise en construction
  • Ouverture des USA d'ici un an
  • Nombre de business developer à recruter : 1
  • Nombre de collaborateurs : 60 personnes, 100 d'ici la fin d'année
  • Nombre de membres de l'équipe commerciale : une quinzaine de membres
  • Facette métier : prospection de grands comptes (Rendez-vous - Négociation - Closing)
  • Cycle de vente : 3 et 6 mois
  • Cible de clientèle : Grands groupes du retail et pure-players
  • Niveau d'expertise : Minimum 5 ans d'expérience, expérience des grands comptes, connaissance du secteur du retail / e-commerce, à l'aise avec les grands groupes
  • Talents spécifiques : maîtrise des outils de génération de leads et bonne pratique de l'anglais
  • Outils utilisés : Hubspot - sales, Microsoft planner, Corgnism (lead gen), Lusha et email hunter (Ouvert à d'autres outils)
  • Mobilité : oui

Package pour le départ en mission :

  • Commercial en CDI : Package - fixe de 40K + variable + BSPCE selon profil
  • Commercial en Freelance : en vue d'un contrat TJM : environ 300€
  • Possibilité d'évolution : Account manager, Sales manager, ou possibilité d'échange avec Londres, Munich
  • Disponibilité - date de démarrage : ASAP
  • Formation, méthode d'onboarding : Formation en interne sur métier, secteur, culture
  • Avantage : Séminaires 2 fois par an : Noël et fête de la bière en Allemagne.

Si ce job de commercial digital et la définition de cette fiche de poste vous intéressent, n'hésitez pas à proposer votre candidature ci-dessous :

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